浅谈会计集中核算后会计档案的管理
镇江市教育会计结算中心 焦叶飞
为了进一步加强对行政事业单位的财务管理，推进会计管理体制改革，规范会计工作秩序，适应财政支出管理改革的需要，各地纷纷建立了会计核算中心。即在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，核算单位会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，融会计服务与监督管理为一体。核算单位资金的所有权、审批权、使用权不变，有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。会计核算中心是在授权的范围内对核算单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，在会计核算过程中形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。下面就会计集中核算后如何加强会计档案管理谈一些自己的看法和建议，以期抛砖引玉。
一、理顺会计档案管理体制
实行会计集中核算管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。核算单位的会计档案管理部门负责会计档案的归口管理，并负责指导与监督该项工作。
二、建立会计档案的归档制度
（一）要确定会计档案的归档范围。会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的史料和证据。会计档案是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料，是通过会计核算所取得的会计资料，是单位、企业、社团会计工作从凭证到账簿、再到报表的整个过程的客观反映。具体范围包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其他专业资料等四类，不包括单位的财务预算、计划、制度、规章等文件材料（它们属于文书范围）。鉴于计算机广泛运用于各单位、企业的会计核算当中，这些单位应当保存打印出的纸质会计档案，同时未排除采用磁带、磁盘、微缩胶片等磁性介质会计档案。
（二）要做好会计档案归档的基础性工作
会计档案在归档前必须做好会计档案的装订、分类、编号等各项工作，这是做好会计档案归档工作的前提。
1、会计档案的装订及保存：当月的会计凭证，应在次月的中下旬，由主办会计负责根据会计凭证的编号，进行序号复核（包括凭证附件），在认定没有遗漏后，再把该月有关的会计资料，如：会计科目汇总表等，一齐装订成若干册并编号加盖个人印章（包括盖骑缝章）。为了查阅和复制方便，会计凭证应采用三角装订法装订，明细账应采用订书法装订。会计报表、报税资料、财务分析，以及其他相关的文字说明，按年度装订。除其他有形资料外，每月在计算机中处理的主要会计资料，包括：记账凭证、明细账、报表等，应该在该月份会计工作结束后，用磁盘做备份保存。每年在计算机中处理的全部会计资料应该在该年份会计工作结束后，应当保存打印出的纸质账册、报表等，同时还要用光盘形式作永久保存，一式二份，异地存放，采用标准包装盒存放。
2、会计档案的分类：学校会计档案主要分四个属类，其类目名称和类号列表如下：
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一级类目 |
二级类目 |
三级类目 |
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类号 |
名称 |
类号 |
名称 |
类号 |
名称 |
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03 |
会计档案 |
01 |
凭证 |
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02 |
账簿 |
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03 |
报表 |
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04 |
其他 |
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3、会计档案编号：学校会计档案的档号由一级类号、二级类号、年份、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。必要时可以增加三级类号。
编号格式和示例
03 02 2004 —— 02 / 03
卷内流水号
斜线
案卷流水号
短线
年份（用四位表示）
二级类目（账簿）
一级类目（会计档案）
上例表示：会计档案2004年账簿类第2卷内第三份。
4、 会计档案的登记：凡已装订与编号的会计凭证、会计账册、会计报表、电子计算机记账的磁盘光盘等，均需在“ 年会计档案登记表”上进行登记。
5、会计档案的归档（库）：所有已入档但未入库的会计资料，一般情况在核算中心存放一年（情况特殊的另行确定），过了规定时间后全部移交核算单位档案室保管。移交清单为“ 年会计档案登记表”，一式二份，经移交单位、移交单位负责人、经办人，接收单位、接收单位负责人、经办人签字后，明确资料保管责任。
6、 会计档案的保管期限：
会计档案保管期限表
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序号 |
档案名称 |
保管期限 |
备注 |
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一、会计凭证类 |
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1 |
学校各种原始凭证、记账凭证等 |
15年 |
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二、会计账册类 |
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2 |
现金和银行存款日记账 |
25年 |
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3 |
明细账 |
15年 |
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4 |
总账 |
15年 |
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5 |
固定资产台账（卡片） |
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固定资产报废清理后保存5年 |
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6 |
辅助账、备查薄 |
15年 |
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三、会计报表类 |
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7 |
学校月、季度会计报表 |
5年 |
包括文字分析 |
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8 |
学校年度会计报表、决算 |
永久 |
包括文字分析 |
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四、其它类 |
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9 |
学校会计移交清册 |
15年 |
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10 |
学校会计档案保管清册 |
永久 |
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11 |
学校会计档案销毁清册 |
永久 |
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（三）建立严格的借用手续制度
要建立严格的会计档案借阅手续制度和使用权限制度,会计档案未经单位负责人同意严禁借出或拷贝给其他单位或个人，会计档案资料不得带出会计核算中心或档案室（已归档）,财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。在会计资料归还时，档案管理人员要检查档案是否有缺损，对于存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查数据完整性及安全性，防止感染病毒。
三、加强会计人员会计档案管理培训
会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。另外，由于会计电算化的广泛应用，不仅要对会计人员进行会计业务及会计档案的理论培训，而且要加强计算机会计档案相关知识的培训，提高计算机应用能力，为加强对会计电子档案的管理，提供更有效的会计信息打好基础。
四、加强会计档案的安全性管理
加强档案管理人员的安全意识和保密意识，确保档案的完整与安全，做到警钟长鸣。加强档案工作人员的安全教育与培训，使安全意识深入人心。同时加大档案保管力度，在内部明确库管责任，理顺治理关系，切实做好档案的防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防光、防潮、防有害气体的“八防”工作，必要时对档案库房的防火、防盗改造，提高安全防范能力。建立档案管理安全责任制，确保会计档案不丢失、不泄密。
综上所述，加强对会计档案的管理是会计核算的重要组成部分，面对会计集中核算的改革，我们只有不断完善和改进会计档案管理，我们的会计档案管理才能适应新形势发展的要求，才能真正做到与时俱进。
参考资料：《会计管理体制改革后的会计档案管理》《财务与会计导刊》 2005年10月 徐经艳
